Pengertian Organisasi

PENEGRTIAN ORGANISASI


STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA

Meskipun perusahaan kecil mempunyai masalah organisasional yan lebih sedikit dibanding perusahaan besar , tetapi keduanya memiliki struktu formal untuk menjamin agar orang melaksanakan tugas yang megarah ke pencapaian tujuan perusahaan .

Setiap struktur organisasi akan lebih dulu memusatkan perhatian pada kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan . Manajemen menganalisis jabatan-jabatan yang dilakukan . Kemudian, orang dengan mnat dan kualifikasi tertentu ditarik untuk memegang jabatan . Koordinasi tentang kegiatan setiap karyawan merupakan tanggung jawa penting yang lain dari manajemen. Karena itu harus “KOMPAK” jika ingin perusahaan beroperasi secara lancar.

PEMBENTUKAN STRUKTUR ORGANISASI

struktur organisasi formal didasarkan pada tiga elemen kunci setiap organisasi . Yaiut sebagai berikut :
1. interaksi kemanusiaan
2. kegiatan yang terarah ke tujuan
3. struktur .
Manajemen harus mengkordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan organisasi .

Tujuan sebuah perusahaan berupa “menyediakan barang yang berkualitas baik dengan harga bersaing kepada konsumen “ tidak dapat menjabarkan kondisi perusahaan yang harus diperiksa secara teratur dan diperbaiki jika terjadi kerusakan . Tujuan perusahaan sering bersifat luas dan tidak memberikan ciri kegiatan kerja secara individual . Akibatnya tujuan-tujuan itu harus dipeach kedalam tujuan-tujuan khusus untuk setiap karyawan dalam perusahaan .

HIERARKI TUJUAN

hierarki tujuan organisasi berlingkup pada tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan . Untuk masing-masing karyawan . Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan, penjualan, pangsa pasar , dan jasa dipecah kedalam tujuan untuk masing-masing divisi , masing-masing pabrik, masing-masing departemen, masing-masing kelompok kerja , dan masing-masing karyawan .

DEPARTEMENTALISASI

pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisaan kegiatan-kegiatan utama organisasi . Di kebanakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi , pemasaran , pembelanjaan, dan personalia . Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen ataubagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya .

Wewenang dan tanggung jawab .

Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebgian kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktnya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan pada bawahan ini disebut pendelegasian .


BERAPA BANYAK KAH BAWAHAN YANG HARUS ADA DIBAWAH SEORANG MANAJER?
Salah satu alasan untuk departemenlisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang harus dilakukan oleh manajer disampig juga jumlah bawahan yang dpat disupervisi secara efektif . Rentangan pengendalian ( span of control ) merupakan jumlah ptimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer .

Meskipun jumlah optimal itu berbeda antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya, tetapi banyak pendapat yang mngatakan bahwa manajemn puncak sebaiknya membawahi secara langsung bawahan sebanyak empat sampai antara delapan orang . Manajer operasional yang mengarahkan karyawan untuk melaksanakan tugas-tugas .rutin dapat membawahi secara efektif lebih banyak orang .

Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah :
1. jenis pekerjaan
2. pelatihan karyawan
3. kemampuan manajer
4. efektifitas komunikasi

Menjamin Komunikasi Yang efektif

komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berupa tatap muka, dan perintah yang kurang jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan secara personal . Akan tetapi masalah komunikasi ini semakin banyak dengan tumbuhnya organisasi .

Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu

dengan meningkatnya kekomplekan dan ukuran oranisasi muncul kecenderungan untuk menambah personalia atasan dan spesialis . Kecenderungan ini bersifat alami seperti yang terjadi pada desentralisasi dan para manajer mengetahu tentang pengendalian mereka terbatas . Akan tetapi perancanaan organisasi harus yakin bahwa jenjang manajer baru dan beberap penasihat teknis sangat dibutuhkan atau akan terjadi kenaikan sedikit dalam keluaran produsi atau efesiensi .
Mengapa terjadi kecenderungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi dibanding pada peningkatan karyawan ? Menurut Parkinson penyebabnya terletak pada :

1. keinginan manajer sendiri untuk membangun “kerajaan” dengan menambah bawahan .
2. Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambaha.


Bentuk-bentuk Struktur organisasi

Dalam suatu organisasi beserta segala aktivitasnya, terdapat hubungan diantara orang-orang yang menjalankan aktivitas tersebut . Makin banyak kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi, makin kompleks pula hubungan-hubungan yang ada . Untuk itu perlulah dibuat suatu bagan yang menghubungkan tentang hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi . Bagan yang dimaksudkan disebut bagan organisasi atau struktur organisasi .






Organisasi Garis

Kebaikan Organisasi garis :

1. Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah
2. pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya kepada orang lain
3. pimpinan dapat lebih cepat mengambil perintah, sebab perintah tersebut diberikan langsng kepada bawahan
4. menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbagai hal hanya dilakukan oleh seorang saja .

Keburukan Organisasi Garis :

1. Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan
2. tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehinnga kurang efesien
3. Kurangnya kerjasama diantara masing-masing bagian

Organisasi Garisdan Staff

organisasi garis dan staff ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan . Manajer pengiklana ( advertising manajer ) dan manajer penelitian pasar ( manager of market research ) dapat ikut membanu kegiatan penjualan dengan memberikan berbagai macam saran. Karena hubungna mereka tidak langsung maka dalam hal ini manajer-manajer tersebut bertindak sebagai staff an hubungan yang terjadi adalah hubungan staff .

Kebaikan Organisasi Garis dan Staff

1. pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus diluar bagiannya .
2. Staff dapat membantu untuk mengatasi berbagai macam persoalan sehingga akan memperingankan pekerjaan dan meningkatkan efesiensi kerja
3. staff tidak dapat mendidik para petugas
4. adanya kesatuan pada pimpinan sehingga menciptakan aliran kekakuan dengan jelas

Keburukan Organisasi Garis dan Staff

1. kadang-kadang staff tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan terhadap manajer paa bagian yang bersangkutan
2. dapat menimbulkan anggapan kepada petugas bahwa untuk lebih percaya kepada staff daripada atasannya
3. staff dapat ikut disalahkan apabila saran yang dia berikan tidak memperoleh hasil yang tidak sesuai dengan keinginan atasannya





Organisasi Fungsional

Dalam organisasi fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan\pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan funsi-fungsi yang menjadi tanggungjawabnya. Jadi bentuk ini lebih menekanakan pada pembagian fungsi .

Fredrick W. Taylor dengan scientific managementnya telah mengemukakan suatu ide tentang oraganisasi fungsional untuk sebuah pabrik . Menurut rencana Taylor tersebut kegiatan pabrik dipisahkan dari kegiatan kantor. Fungsi-fungsi perencanaan dan administrasi dipegang oleh time and cost clerk, instruction card clerks, dan order of work clerk . Sedangkan gang boos, speed boos, repair boos, dan inspector mengerjakan kegiatan produksi dipabrik. Disciplinary bertugas memelihara kebutuhan terhadap semua peraturan yang adabagi para pekerja dan pimpinan.


Kebaikan Organisasi Fungsional


1. masing-masing fungsi oleh orang-orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga keserasian antara tugas dan keahliannya
2. tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi


Keburukan Organisasi Fungsional


1. membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah
2. tidak ada hubungan garis dab langsung dengan atasan
3. kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi
4. kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan diantara para manajer

Organisasi Komite

Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang kegiatan dalam perusahaan. Misalnya komite budget, mempunyai anggota kepala-kepala bagian dalam perusahaan, seperti kepala bagian produksi, kepala bagian finansial, dan kepala bagian pemasaran. Mereka berusaha menglkasikan dana dengan menyusun suatu budget yang terbaik untuk suatu kegiatan perusahaan
Syarat-saray dalam membuat komite :

1. suasananya santai dan bersifat informal
2. semua anggota komite ikut ambil bagian dala membicarakan tugas-tugasnya
3. komite mengetahui tentang tugas-tugas yang di bebankan kepadanya
4. masing-masing anggota komite beredia mendengarkan pendapat anggota yang lain






Kebaika Organsasi Komite;

1. merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota
2. keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik
3. mebciptakan kordinasi yang lebih baik'
4. meningkatkan pengawasa karena masing-masing komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana


Keburukan Orgnisasi Komite ;

1. kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya
2. keharusan untuk berkompromi
3. sering menimbulkan kesimpangsiuran dalam organisasi
4. tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan

Organisasi Matrik

Dalam dua dekade belakangan ini sudah mulai banyak organisasi yang menggunakan pendekatan baru dalam menyesuaikan struktur yang ada dengan perubahan kondisi, terutama dibidang riset dan pengembangan serta pengembangan produk baru. Bentuk baru yg dinamakan organisasi matrik ini digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan staffyang sudah ada. Organisasi matrik , juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis yang berbeda disatukan untuk mengerjakan satu proyek yang sama .

Kebaikan Orgnanisasi Matriks

1. luwes
2. memberian metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau peroalan-persoalan teknis yang unik
3. memberikan alat inovatanpa menggangu sruktur organisasi yang ada

Keburukan Organisasi Komite

1. beberapa maslah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional ( suatu alasan untuk masing-masing individu)
2. manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda
3. konflik dapat muncul anatara manajer proyek dengan manaje-manajer yang lainnya